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Fonctions de UGO

UGO offre une palette de services parmi les plus complètes du marché en matière de gestion des congés.

Les utilisateurs de UGO

En règle générale, les utilisateurs de UGO se répartissent en trois catégories principales (chacune pouvant être déclinée en sous-catégories en affinant les droits d'accès :

1. Les salariés qui émettent des demandes de congés.
2. Les validateurs (responsables de services, d'équipes,…) qui valident les demandes de congés de leurs collaborateurs.
3. Les administrateurs qui gèrent les comptes de congés et les absences.

Chaque utilisateur dispose d'un accès personnel, soit avec des identifiants propres à UGO, soit avec ses identifiants réseau.
Les fonctionnalités de UGO sont présentées ci-dessous en fonction de ces trois rôles principaux.

Fonctions accessibles aux Salariés

Demande de congé en 4 clics de souris.

Répartition automatique des jours de congés demandés entre les différents comptes de congés et d'absence du salarié, en fonction : de règles de priorité paramétrables, des soldes actuels et prévisionnels, des demandes de congés en cours, et des jours de congés ou de RTT à acquérir d'ici à la date de retour du congé. Cette fonction est une véritable aide à la gestion de ses congés par le salarié.

Possibilité de modifier la répartition automatique précédente, avec blocage ou alerte si la demande ne respecte pas une règle : congés anticipés, non accolage, période de consommation terminée, solde débiteur, période rouge, nombre maximum de jours consécutifs dépassés, etc.

Consultation en ligne des soldes et de l'historique détaillé des congés.

Consultation du planning annuel des congés, des demandes validées ou en attente, et information sur le nombre de jours travaillés et de jours d'absence depuis le début de la période.

Affichage sur le planning annuel des périodes de congés scolaires par zone.

Possibilité d'annuler une demande de congés non encore validée.

Possibilité d'annuler une demande de congés validée, avec accord du validateur.

Consultation du planning des congés du service, ou de tout groupe de salariés (équipe projet par exemple), en fonction des droits attribués au salarié.

Notification par e-mail de la validation ou du refus de la demande de congés.

Export automatique vers l'agenda Outlook/Exchange (module optionnel).

Choix de la langue et du format de date, changement de mot de passe.

Fonctions accessibles aux Validateurs (responsables de service, équipe, projet, …)

Notification par mail des demandes de congés reçues pour validation.

Validation : possibilité d'accepter ou de refuser chaque demande de congés, ou de demander des précisions au salarié, soit depuis la liste des demandes à valider, soit directement depuis le planning.

Alerte si une demande requiert une attention particulière : solde débiteur, congés anticipés, accolage interdit, période de consommation terminée, période rouge, nombre maximum de jours consécutifs dépassé, etc.

Consultation des soldes des salariés.

Consultation du planning des absences de son service, sous-services, société,… selon ses droits paramétrés.

Possibilité de constitution d'une liste personnalisée pour la consultation du planning.

Possibilité de mise en congés d'un salarié ou de son service, sans demande initiale des salariés : RTT employeur, fermeture établissement pour congés d'été, etc.

Possibilité de définir des périodes rouges relatives à un service et à un type de compte de congés.

Transfert des salariés vers un autre validateur en cas d'absence.

Fonctions Administrateurs (liste non exhaustive)

Gestion des comptes de congés selon une logique comptable qui assure la traçabilité totale des mouvements et qui sécurise la gestion des congés. UGO est le seul logiciel du marché qui offre les garanties apportées par ce type de gestion.

Paramétrage des comptes de congés et d'absence :

nombre illimité de types de congés et d'absences,

gestion de comptes en jours ouvrés ou calendaires,

nombre de jours acquis par période (mensuelle ou annuelle),

définition pour chaque compte de congé de la période d'acquisition des droits, de la période de consommation, et d'une période rouge optionnelle (interdiction des demandes pour ce type de congé pendant cette période,

blocage possible des demandes de congés par anticipation, ou en en cas de compte débiteur,

RTT employeur,

jours de récupération,

congés maladie,

congés ancienneté,

jours de fractionnement,

règles de non accolage de deux types de congés,

maximum de jours consécutifs sur un type de compte,

Gestion du temps partiel par demi-journées, cycle hebdomadaire ou bihebdomadaire.

Correction des demandes de congés validées (en cas de retour anticipé, par exemple).

Attribution de droits à congés pour autoriser des absences exceptionnelles, des congés médicaux, etc.

Module d'OD (Opérations Diverses) permettant de créditer ou de débiter n'importe quel compte selon une logique comptable en partie double.

Module d'écritures semi-automatique permettant de créditer, débiter ou solder des comptes de congés ou d'absence pour un ensemble de salariés.

Consultation des comptes selon plusieurs modes. Notamment, possibilité pour l'administrateur de paramétrer simplement un état récapitulatif des soldes ou des consommations par utilisateur.

Édition des EVP (Éléments Variables de Paie) pour une période donnée.

Gestion des congés ancienneté et des jours de fractionnement.

Transfert des demandes de congés en attente de validation vers un nouveau validateur.

Deux validateurs possibles par salarié.

Visualisation d'un planning annuel.

Gestion de l'organigramme société jusqu'à 7 niveaux de profondeur.

Communication intranet des règles de prise de congés et d'absence.

Paramétrage des droits des utilisateurs par rôle : accès aux fonctions et population concernée.

Personnalisation des couleurs utilisées pour l'affichage des plannings.

Possibilité de mise en congés de toute la société ou d'un service donné pour une date donnée.

Fonctions complémentaires (modules optionnels)

Interface avec b-Tempo

Import des paramètres salariés depuis le logiciel de paie, un annuaire LDAP,...

Synchronisation Outlook/Exchange : Mise à jour de l’agenda Outlook de l’utilisateur avec ses demandes de congés validées.

Export vers les principaux logiciels de paie du marché (ADP GSI, SAGE, CCMX, CEGID, HR Access, Arcole RH d'Ares, etc.) : permet d'exporter vers la paie les absences et congés. Gain de temps et élimination des erreurs dues à la ressaisie.

Multi sociétés – multi langues : Utile quand UGO est utilisé dans un groupe de plusieurs sociétés, notamment avec une implantation internationale. Choix de la langue et du format des dates par l'utilisateur. Calendriers jours fériés propres à chaque pays. Plans de comptes congés distincts par société,...