URBA
Gestion des ressources partagées
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Ressources Partagées 
FAQ URBA
Qu'est-ce qu'un logiciel de réservation de
ressources ?
Un logiciel de réservation de ressources a pour objet de faciliter le partage de ressources au sein d'une organisation (typiquement, les salles de réunion, mais toutes les ressources partageables sont concernées). Les technologies Web qui permettent à la fois la centralisation de l'information et son partage sont très adaptées à ce type d'application.
Un
logiciel de réservation offre, a minima, les fonctionnalités
suivantes :
Quelles sont les fonctionnalités principales d'un logiciel de
réservation de ressources ?
- Consultation de la disponibilité des ressources sur un planning.
- Réservation d'une ressource à une date donnée.
D'autres
fonctionnalités permettent d'enrichir le fonctionnement du logiciel,
et de l'adapter à la nature des ressources gérées, ainsi qu'aux
procédures de réservation en vigueur au sein de chaque organisation.
Les fonctionnalités additionnelles les plus fréquentes sont :
- La gestion du workflow de validation : possibilité de
valider une réservation, envoi de mails de notification.
- La gestion des accessoires et des prestations : en
même temps que la ressource principale, l'utilisateur réserve des
accessoires du type vidéo projecteur, ou des prestations du type
pause alimentaire, etc.
- La gestion des participants : possibilité d'associer à une
réservation des personnes saisies depuis un annuaire. Ceci permet
notamment de notifier ces personnes par mail et de mettre à jour leur
agenda personnel.
En quoi URBA se distingue-t-il des produits concurrents ?
URBA est extrêmement simple à utiliser. URBA permet par exemple d'identifier et de réserver une ressource disponible en trois clics de souris. Pour la plupart des produits du marché, la simple recherche d'une ressource disponible prend à elle seule plus de trois clics.
Le
premier critère est bien évidemment l'ergonomie. Ergonomie pour la
personne qui fait une réservation, mais également ergonomie pour les
personnes qui jouent le rôle d'administrateur de ressources ou
d'accessoires/prestations, et ergonomie pour la personne chargée de
paramétrer l'application et de la faire évoluer. Un
deuxième critère important est la capacité d'intégration du
logiciel dans votre système d'information. Peut-il s'interfacer avec
votre annuaire d'entreprise (qui est peut-être au format LDAP, mais
qui peut également être stocké dans une base de données) ? Peut-il
s'interfacer avec Exchange ? Peut-il aller chercher facilement des
informations comme une liste de clients ou une liste de codes
analytiques dans une base de données ? Le
troisième critère est la capacité de paramétrage. L'introduction
d'un logiciel du type d'URBA amène naturellement des changements dans
les procédures de réservation. Les salariés apprennent à tirer au
mieux partie des capacités du logiciel et celui-ci doit évoluer pour
répondre aux nouvelles demandes (des ressources d'un nouveau type
sont mises en commun). Le logiciel de réservation de ressources que
vous allez choisir doit donc proposer une grande capacité de
paramétrage afin de lui permettre d'évoluer simplement.
Sur quel critères dois-je choisir mon logiciel de réservation de
ressources ?