URBA
Gestion des ressources partagées
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Ressources Partagées 
Fonctions de URBA
URBA offre un très grand nombre de fonctionnalités dont les principales sont présentées ci-dessous.
Planning
"pseudo 3D"
Fenêtre de réservation paramétrable
Gestion des accessoires
Notification et workflow
Authentification
Gestion des droits
Gestion des participants (module optionnel)
Module de recherche - impression des badges
Filtre multi services
Room Service (module optionnel)
Annuaire d'entreprise LDAP (Module optionnel)
Module d'administration orienté utilisateur
Autres fonctionnalités
Le planning de URBA affiche toutes les réservations, pour toutes les ressources, sur une période d'un mois.
Ce mode d'affichage, qui est une exclusivité de URBA, permet d'identifier en un seul coup d'oeil l'ensemble des ressources disponibles.
Il est ainsi possible de réaliser l'identification d'une ressource disponible et sa réservation en trois clics de souris.
Fenêtre de réservation paramétrable
La fenêtre de réservation d'une ressource est paramétrable afin d'adapter le mode de réservation à la nature de la ressource, ainsi qu'aux procédures en vigueur au sein des organisations.
Il est ainsi possible de paramétrer, par catégorie de ressources, la durée des plages horaires réservables (quart d'heure, demi-heure, heure, demi-journée, etc.), la mise en place d'un workflow de validation, le nombre et le libellé des champs à renseigner, l'auto remplissage de ces champs, les accessoires disponibles lors de la réservation, et bien d'autres paramètres...
Gestion des accessoires et des prestations
associées à une réservation
La réservation d'une ressource peut s'accompagner de la réservation d'accessoires ou de prestations associés à cette ressource, comme un vidéo projecteur, un paper-board, mais aussi des prestations relatives à une configuration particulière de la salle, la préparation d'une pause déjeuner, etc.
URBA permet de créer un nombre illimité d'accessoires/prestations, de les illustrer avec des photos et des commentaires, et de les associer à des ressources et à des responsables.
Il est possible d'attribuer à des utilisateurs le droit de validation des réservations de certaines ressources.
Les réservations non validées apparaissent avec un code couleur particulier.
Tous les éléments relatifs au workflow sont gérés par URBA.
Ils font l'objet d'une notification par mail vers l'auteur de la réservation et vers les responsables des ressources et accessoires correspondants.
URBA peut s'utiliser en mode anonyme ou en mode authentifié.
Le mode anonyme est utile pour une utilisation d'URBA sur Internet.
L'utilisation en mode authentifié est plus adaptée à une utilisation d'URBA au sein d'un intranet. L'authentification peut s'appuyer sur les identifiants de connexion réseau (identifiants NT), sur un SSO (éventuellement complété d'un LDAP) ou sur l'annuaire interne d'URBA.
URBA possède un modèle de gestion des droits très complet permettant de créer autant de profils de droit qu'on le souhaite.
Les actions autorisées associées à chaque type droit peuvent ensuite être définies en détail (consultation des réservations, modification, accès aux diverses options du module d'administration, etc.).
Gestion des participants (module optionnel)
La gestion des participants est un module optionnel qui permet d'associer une liste de participants à une réservation de ressources.
Ces participants peuvent provenir d'un ou plusieurs annuaires (au format LDAP ou autre) ou être saisis à la volée. Si cette option est choisie, un mail de notification est envoyé à tous les participants. Il inclut un lien vers un fichier au format vcalendar permettant la mise à jour automatique des agendas électronique des participants.
Module de recherche / impression des badges
Un module de recherche permet de retrouver une réservation en fonction de différents critères de recherche.
Ce module permet également d'éditer les badges des participants (imprimante à badge nécessaire et non fournie avec URBA).
Cette puissante fonctionnalité permet de filtrer l'affichage des ressources en fonction du service d'appartenance de l'utilisateur.
Sa mise en oeuvre est très utile quand le nombre de ressources gérées dans URBA dépasse la cinquantaine, ou quand URBA est déployé au sein d'un groupe de sociétés dans lequel la mise en commun des ressources répond à des règles complexes.
La récupération de l'information sur le service d'appartenance de l'utilisateur peut se faire à partir de l'annuaire interne de URBA ou depuis n'importe quel annuaire d'entreprise (format LDAP, Active Directory ou autre).
Room Service / facturation (module optionnel)
Ce module optionnel offre deux fonctionnalités.
Il permet de réserver des accessoires/prestations indépendamment de la réservation d'une ressource (ex : un salarié commande un déjeuner à livrer dans son bureau).
Le module Room Service offre en outre la possibilité d'associer une valeur numérique (un prix) à un accessoire, ce qui permet de gérer la facturation des accessoires en fonction de la quantité commandée.
Intégration annuaire d'entreprises
URBA possède un kit de connexion optionnel permettant d'interfacer l'application avec des annuaires d'entreprise au format LDAP ou Active Directory, mais également avec des annuaires supportés par des bases de données relationnelles (Oracle, SQL Server, MySQL, Access).
Module d'administration orienté
utilisateur
Le module d'administration de URBA possède une aide en ligne contextuelle facilitant la mise en oeuvre des diverses fonctionnalités offertes par le logiciel.
URBA
possède bien d'autres fonctionnalités, notamment :
- la gestion des regroupements de ressources,
- la gestion multilingue (anglais notamment),
- l'administration des mails,
- le calendrier des jours fériés,
...